Tener una buena organización interna es esencial para poder ser más eficientes y aumentar el rendimiento. Sobretodo durante el trabajo en equipo, en el que es muy importante que todos los miembros sepan exactamente qué se tiene que hacer y para cuando. Es por esto que hoy os explicaremos cómo crear un calendario en grupo en Google Calendar para mejorar tanto la organización de los proyectos en equipo como la eficiencia en escenarios como el teletrabajo.
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¿Quién puede crear calendarios en grupo en Google Calendar?
Google Calendar es una aplicación de Google que está incluida tanto en la versión gratuita de Gmail como en la versión de Correo Gmail para Empresas (G Suite). Sin embargo, algunas opciones avanzadas como esta, solamente se pueden encontrar en G Suite. En el caso que quieras crear un calendario para un grupo cerrado de tu organización, necesitarás ser el administrador de las cuentas G Suite.
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Pasos para crear un calendario en grupo en Google Calendar
1. Crea el grupo
Si lo que quieres es crear un calendario para ciertos miembros de tu equipo, y no para toda la organización primero tendrás que crear un Grupo de Google. Para crear un grupo puedes hacerlo de distintas formas: desde la consola de administración o desde la aplicación Grupos de Google.
Opción 1: Consola de Administración (solo para administradores G Suite)
- Entra en la Consola de Administración. Recuerda que si no eres el administrador o no tienes acceso a esta cuenta, no podrás realizar este paso.
- Ve a Grupos.
- Haz clic en Crear Grupo.
- Más abajo te solicitará más información sobre el grupo. Introduce el Nombre, Descripción, Correo electrónico del grupo y propietarios del grupo.
- Configura el grupo, introduciendo las funciones de propietario, administrador y miembro. Además, también puedes configurar las opciones de acceso y admisión al grupo.
- Clica en Crear Grupo.
Opción 2: Grupos de Google
Esta opción la puede realizar cualquier miembro del equipo, siempre que Grupos de Google para empresas esté activado. Si no lo está, contacta con tu administrador para que lo haga.
- Inicia sesión en Grupos de Google.
- Crea un nuevo grupo.
- Rellena la información sobre el grupo y configúralo.
- Haz clic en Crear grupo.
2. Crea el calendario
El segundo paso es crear el calendario en Google Calendar. Para esto deberás:
- Iniciar sesión con la cuenta de administrador de G Suite.
- Ir a Google Calendar
- Crear un nuevo calendario (+), en la parte izquierda de la pantalla y al lado de Otros calendarios.
- Añadir un nombre, descripción y zona horaria del calendario.
- Clicar en Crear calendario.
3. Comparte el calendario con tu grupo
Para terminar, deberás compartir el calendario con el grupo que creaste al principio. Para hacerlo deberás:
- Clicar el calendario que deseas compartir
- Ir a Permisos de Acceso.
- Si quieres compartirlo con toda tu organización:
- Marca Compartir con *tu dominio*
- En Permisos, clica en la flecha hacia abajo y elige la opción deseada.
- Si quieres compartir con un grupo concreto;
- Clica Compartir con determinadas personas.
- Clica Añadir personas
- En Permisos, clica en la flecha hacia abajo y elige la opción deseada.
- Clica en Enviar.
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