La seguridad y el control de los datos es un tema de vital importancia para la mayoría de las empresas, sobre todo en era post-covid. Las nuevas modalidades de trabajo, como el teletrabajo o un modelo híbrido, han hecho que los datos de las empresas estén sometidos a más riesgos. Y aquí entran en juego herramientas como Google Vault. Si quieres saber que es vault de Google, te recomendamos que leas el siguiente post.
¿Qué es Google Vault?
Como ya hemos introducido, Google Vault es una herramienta diseñada para mejorar la seguridad de los datos de las empresas. Y esto lo consigue permitiendo tener un control sobre la información almacenada en Google Workspace: la empresa puede conservar, bloquear, buscar y exportar datos de sus usuarios. Todo está basado en el «eDiscovery Google Vault»: el descubrimiento electrónico avanzado de Google.
Por lo tanto, se trata de una herramienta incluida en la plataforma empresarial en la nube de Google, Google Workspace. Como explicaremos más adelante, esta aplicación solamente viene incluida en los planes más avanzados de Workspace.
¿Para qué sirve Google Vault?
Google Vault app sirve para controlar los datos que circulan en el entorno colaborativo en la nube de la empresa. En este caso, el de Google Workspace. De esta forma, sirve para realizar acciones de:
- Descubrimiento electrónico
- Control de la información
- Control de acceso y auditoría de la cuenta.
- Informes de auditoría
¿Qué información puede sacar el administrador de Google Vault?
El acceso de Google Vault está limitado al administrador de la cuenta de Google Workspace. De esta forma podrás obtener información de aplicaciones de Google Workspace como Gmail, Drive o Google Chat.
¿De qué apps de Google Workspace (G Suite) puede sacar información el administrador?
1. Gmail
Una de las principales aplicaciones de las que Google Vault puede sacar información es Gmail. De esta manera, Google Vault podrá ayudarte a gestionar la conservación de datos, aplicar bloqueos y buscar y exportar datos como:
- Mensajes de Gmail o Grupos de Google
- 250 primeras páginas de texto de los mensajes.
- Archivos de texto con extensiones como .pdf, .xslx y .docx.
2. Drive
Por otro lado, también puedes gestionar la conservación, aplicación de bloqueos y búsqueda y exportación, de los datos de Google Drive. En concreto podrás gestionar:
- Tanto archivos de las unidades de los usuarios de Drive, como unidades compartidas de tu organización.
- Archivos de texto como pdf o docx, y jpg.
- Herramientas de Google, como Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Draw y Sites.
- Archivos de Google Jamboard que se han guardado en las unidades de los usuarios.
En el caso que se estén incluyendo enlaces a otros archivos en Documentos de Google, estos últimos no se incluirán de forma automática en las reglas de conservación, retención y resultados de búsqueda. Además, si el archivo ha sido creado por usuarios que pertenecen a una organización externa, tampoco estarán sujetos a tus reglas.
3. Google Chat
Si tu equipo está usando Google Chat para comunicarse tanto de forma interna como externa, Google Vault será una buena opción para aplicar reglas de conservación, retenciones y búsqueda y exportación de datos del chat.
Para poder sacar estos datos, el historial del Chat deberá estar activado. Solamente de esta forma, Vault podrá conservar, buscar y exportar mensajes directos, del grupo y de las salas. Para poder activar o desactivar el historial del Chat, deberás de ir al Panel de Administrador de Google (Aplicaciones > Google Workspace > Google Chat > Historial de chats).
Los datos que se pueden obtener de esta aplicación son los siguientes:
- Archivos adjuntos de mensajes: solo si estos archivos se adjuntan directamente en el chat (no son enlaces de archivos o pdf almacenados en Drive). En este caso, se indexa el nombre del archivo y su propietario. Los tipos de archivos admitidos son variados: .pdf, .xlsx y .docx, entre muchos otros.
- Mensajes de usuarios: en el caso que se trate de usuarios externos, solamente se guardarán aquellos datos que estén sujetos a las reglas de tu organización. Por lo tanto, no se almacenará ningún dato que provenga de mensajes recibidos o enviados en salas que pertenecen a una organización externa.
4. Google Meet
Google Meet también permite conservar, retener y exportar en Vault algunos de sus datos generados. Sin embargo, estos están sujetos a las reglas de conservación, retención y exportación de Drive. Entre ellos nos encontramos con:
- Grabaciones de Google Meet.
- Las interacciones registradas en Google Meet, como chats, preguntas y respuestas, o encuestas.
5. Google Voice
Por último, también se puede obtener datos de Google Voice, pero para poder hacerlo la organización deberá contar con licencias de Voice Standard o Premier. Además, los usuarios deberán de contar con un número de teléfono propio que permita enviar y recibir mensajes de texto. Los datos que pueden ser conservados, retenidos, buscados y exportados en Vault son:
- Mensajes de texto
- Mensajes de voz y transcripciones
- Registros de llamadas
¿En qué planes está incluido Google Vault?
Las licencias de Vault vienen incluidas en distintas licencias de Google Workspace
Incluidas en:
- Business Plus
- Enterprise
- Enterprise Essentials (solo dominios verificados)
- Education Fundamentals y Plus
- G Suite Business
Google Vault Precio
En el caso que no tengas estos planes de Workspace, se pueden adquirir de forma complementaria con Frontline y G Suite Basic. El precio de Google Vault aparecerá en tu consola de administración. Además, contarás con una demo de 30 días gratuita.
